Facilitadores.
Impedimentos, obstáculos y bloqueantes
Los proyectos pueden bloquearse por muchas razones. Los miembros del equipo del proyecto pueden encontrar muchos obstáculos que obstruyen o hacen más lentos sus esfuerzos. El tipo de impedimento varía considerablemente según la industria, los interesados, el entorno del proyecto y de la empresa, y el proyecto en sí.
Pautas para trabajar con interesados externos, otros proyectos y exigencias laborales
Los impedimentos surgen del equipo del proyecto interno, pero también de fuentes externas. A continuación, aparecen pautas para trabajar con interesados externos.
El registro de incidentes ayudará al director del proyecto a realizar el seguimiento y la gestión de los incidentes de manera efectiva, asegurando que sean investigados y resueltos. El registro de incidentes se crea por primera vez como una salida de este proceso, aunque pueden ocurrir incidentes en cualquier momento del proyecto. El registro de incidentes se actualiza como resultado de las actividades de monitoreo y control a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Revisiones del riesgo/Lista de riesgos
Los impedimentos pueden deberse a ser el resultado de riesgos o incidentes del proyecto. Los riesgos que surgen durante las reuniones diarias, las revisiones de iteraciones y otras reuniones, así como en las conversaciones cotidianas, se agregan a la lista de riesgos. Una revisión rigurosa de los riesgos del proyecto garantiza que se identifiquen y documenten los riesgos. Los riesgos recientemente identificados y los riesgos existentes de la lista de riesgos del proyecto se deben actualizar según el conocimiento y la situación actuales.
Impedimento
Es un obstáculo que impide que el equipo logre sus objetivos. Los términos pueden ser sinónimos, pero en general:
La cantidad y el peso de los impedimentos pueden variar durante un proyecto. La variación puede incluso fluctuar durante el día. El equipo identifica los impedimentos y los presenta a otros miembros del equipo. El director del proyecto ayuda a facilitar la evaluación de los impedimentos y cómo podrían o no afectar las capacidades del equipo para entregar valor. Basado en esos juicios, el equipo determina cómo abordar los impedimentos. A menudo, el director del proyecto lleva a cabo la resolución (o, en ocasiones, la investigación) para que el equipo pueda enfocarse en tareas más significativas y productivas.
Con el tiempo, la dificultad de los obstáculos puede aumentar o reducirse. El bloqueo podría desbloquearse. Debido a la naturaleza dinámica de los proyectos, los impedimentos, obstáculos y bloqueantes, así como cualquier esfuerzo que usted y el equipo lleven a cabo para abordarlos, deben volver a evaluarse continuamente durante todo el proyecto. Esto también incluye reconocer impedimentos nuevos, como los que surgen debido a las acciones y los esfuerzos utilizados para abordar otros impedimentos.
Monitorear Impedimentos
Los equipos de proyectos que hacen un seguimiento de los impedimentos a medida que surgen, se abordan y se resuelven tienen una mejor comunicación y una supervisión adecuada. Hay varias maneras de hacer un seguimiento de los impedimentos. Los tableros de tareas con impedimentos pueden ser tan sencillos como notas autoadhesivas que indican el impedimento, las posibles causas, las responsabilidades y el estado en una pizarra o en una pared cerca de la ubicación compartida por el equipo del proyecto como hasta ser un software sofisticado que captura más detalles y funciones de comunicación. En cualquier formato que funcione mejor para el equipo, el panel debe transmitir el estado y los esfuerzos asociados con los impedimentos identificados.
Jalar y Empujar. Asegúrese de que su proceso siga las señales de Jalar, en vez de las señales de Empujar.
Flujos de Trabajo. Definir flujos de trabajo es un esfuerzo que requiere mucho tiempo y requiere una participación total, pero bien vale la pena.
Colas y Buffers. Debido a que Kanban limita el trabajo en progreso, un cuello de botella puede saturarse, dejando de distribuir el trabajo. Al insertar un buffer, el flujo se puede gestionar mejor.
Cadencias. Una vez que el equipo esté completamente implementado, Kanban les dará una idea del flujo y el ritmo de su ciclo de desarrollo. Luego, pueden pronosticar confiablemente cuánto tiempo llevará completar el trabajo.
Evaluación del trabajo pendiente (backlog)
Los impedimentos y obstáculos pueden bloquear el trabajo o los esfuerzos planificados para avanzar. Como resultado, se debe evaluar el trabajo pendiente asociado al producto, las actividades programadas y otras listas de elementos de trabajo con respecto a los obstáculos. Evaluar los impedimentos en el camino del trabajo pendiente obliga al equipo y a los interesados del negocio a evaluar el trabajo pendiente en términos de valor y prioridad. La evaluación y el perfeccionamiento del registro de trabajos pendientes también pueden explorar alternativas para superar o evitar el riesgo; o bien, en algunos casos, eliminar completamente el elemento de trabajo o el bloqueo.
Reunión diaria de pie (daily standup)
Una práctica para ayudar a descubrir en forma oportuna los impedimentos que afectan al equipo es una reunión breve diaria. También conocido como Scrum diario, la daily standup es una reunión breve de 15 minutos en la que todo el equipo se reúne para hacer una actualización rápida del estado mientras está de pie en círculo. Idealmente, las reuniones breves diarias deben realizarse al inicio de la jornada laboral y es obligatorio que todos los miembros del equipo participen.
Durante la reunión, se responden estas preguntas:
Escenario.
El proyecto en el que está trabajando requiere que equipos multidisciplinarios trabajen juntos para implementar un nuevo sistema que se utilizará en toda la organización. La mayoría de estos equipos y departamentos nunca han trabajado juntos.
Preguntas.
1. El departamento de adquisiciones necesita adquirir el equipo de un proveedor externo, pero no puede finalizar los detalles de la solicitud de propuesta (RFP) hasta que el departamento de finanzas proporcione el presupuesto. El departamento de TI no puede instalar ni configurar ninguno de los equipos, lo que los mantiene paralizados en este proyecto. El departamento de servicios de educación sigue desarrollando el contenido de la capacitación, aunque el progreso es lento porque los detalles del proceso se actualizan constantemente. Según la información proporcionada, ¿Qué consideraría un impedimento, un obstáculo y un bloqueante?
2. A medida que los miembros del equipo del proyecto sacan los impedimentos a la luz, ¿Cómo se puede hacer un seguimiento o monitorear los esfuerzos para superarlos?
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