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Plan de gestión de las adquisiciones
Componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe cómo un equipo de proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Una vez definido el tipo de bien o servicio a adquirir, debemos seleccionar el tipo de contrato generar con el proveedor, existen principalmente 3 tipos de contrato:
Contratos de precio fijo. Esta categoría de contrato implica establecer un precio total fijo para un producto, servicio o resultado definidos que se van a suministrar. Estos contratos deben utilizarse cuando los requisitos están bien definidos y no se prevén cambios significativos en el alcance. Los tipos de contrato de precio fijo incluyen:
Contratos de costos reembolsables. Esta categoría de contrato implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más los honorarios que representan la ganancia del vendedor. Este tipo de contrato debe utilizarse cuando se espera que el alcance del trabajo cambie significativamente durante la ejecución del contrato.
Menor costo. El método del menor costo puede ser adecuado para adquisiciones de carácter estándar o rutinario en las que existen practicas y estándares bien establecidos y de las que se espera un resultado especifico y bien definido, el cual puede ejecutarse a diferentes costos.
Sólo por calificaciones. El método de selección solo por calificaciones se aplica cuando el tiempo y el costo de un proceso completo de selección no tendría sentido, porque el valor de la adquisición es relativamente bajo. El comprador establece una lista breve y selecciona al oferente con la mejor credibilidad, calificaciones, experiencia, pericia, áreas de especialización y referencias.
Puntuación por propuesta técnica superior/basada en calidad. Se pide a la empresa seleccionada que presente una propuesta con detalles técnicos y de costos y luego se la invita a negociar el contrato, si la propuesta técnica resulta ser aceptable. Según este método, las propuestas técnicas se evalúan primero en base a la calidad de la solución técnica ofrecida. Se selecciona al vendedor que presento la propuesta técnica con mayor puntuación, siempre que su propuesta financiera pueda ser negociada y aceptada.
Basado en costos y calidad. El método basado en costos y calidad permite incluir al costo como un factor del proceso de selección de vendedores. En general, cuando el riesgo y/o la incertidumbre del proyecto son mayores, la calidad debería ser un elemento clave en comparación con el costo.
Proveedor único. El comprador le pide a un vendedor determinado que prepare propuestas técnicas y financieras, que luego son negociadas. Dado que no existe competencia, este método solo es aceptable cuando esta debidamente justificado y debe entenderse como una excepción.
Presupuesto fijo. El método del presupuesto fijo requiere dar a conocer el presupuesto disponible a los vendedores invitados en la RFP y seleccionar la propuesta técnica mejor calificada dentro del limite del presupuesto. Debido a que los vendedores están sujetos a una restricción de costo, adaptaran el alcance y la calidad de su oferta a ese presupuesto. Por lo tanto, el comprador deberá asegurarse de que el presupuesto es compatible con el SOW y que el vendedor será capaz de realizar las tareas dentro del presupuesto. Este método solamente es adecuado cuando el SOW esta definido de manera precisa, no se prevén cambios, y el presupuesto es fijo y no puede ser superado.
SOW relativo a las adquisiciones: Describe el artículo que se planea adquirir con suficiente detalle como para permitir que los posibles vendedores determinen si están en condiciones de proporcionar los productos, servicios o resultados requeridos.
Criterio de selección de proveedores
Conjunto de atributos requeridos por el comprador, los cuales debe satisfacer o superar a fin de ser seleccionado para un contrato.
Muestra de los criterios de selección de proveedores:
Proveedores calificados
Análisis de hacer o comprar: Proceso de recopilar y organizar datos acerca de los requisitos del producto y analizarlos frente a las alternativas disponibles, incluida la compra o fabricación interna del producto.
Decisiones de hacer o comprar: Decisiones tomadas con respecto a la compra externa o la fabricación interna de un producto.
Métodos de entrega. Los métodos de entrega son diferentes en el caso de servicios profesionales y en el de proyectos de construcción.
Para servicios profesionales, los métodos de entrega incluyen: comprador/proveedor de servicios sin subcontrataciones, comprador/proveedor de servicios con subcontrataciones permitidas, unión temporal de empresas (Joint Venture) entre comprador y proveedor de servicios, y comprador/proveedor de servicios que actúa como representante.
Para la construcción industrial o comercial, los métodos de entrega del proyecto incluyen, entre otros: llave en mano, diseño construcción (DB), diseño licitación construcción (DBB), diseño construcción operación (DBO), construcción propiedad operación transferencia (BOOT) y otros.
Formas de pago de los contratos. Las formas de pago de los contratos están separadas de los métodos de entrega del proyecto y se coordinan con los sistemas financieros internos de la organización compradora. Incluyen, entre otras, los siguientes tipos de contrato y sus variaciones: pago único, precio fijo cerrado, costo mas honorarios por cumplimiento de objetivos, costo mas honorarios con incentivos, tiempo y materiales, costo objetivo y otros.
Fases de la adquisición. La estrategia de las adquisiciones también puede incluir información sobre las fases de la adquisición. La información puede incluir:
Solicitud de información (RFI). Una RFI se utiliza cuando se necesita más información de los vendedores acerca de los bienes y servicios a adquirir. Por lo general, va seguida de una RFQ o RFP.
Solicitud de cotización (RFQ). Una RFQ se utiliza comúnmente cuando se necesita mayor información sobre cómo los proveedores pueden satisfacer los requisitos y/o cuánto costará.
Solicitud de propuesta (RFP). Una RFP se utiliza cuando existe un problema en el proyecto y la solución no es fácil de determinar. Este es el más formal de los documentos de tipo “solicitud de” y tiene estrictas reglas de adquisición en cuanto al contenido, la línea de tiempo y las respuestas de los vendedores.
Negociación de Adquisiciones
Controlar Adquisiciones
Incluye información sobre cómo se está desempeñando un vendedor mediante la comparación de los entregables recibidos, el desempeño técnico alcanzado, y los costos incurridos y aceptados frente al presupuesto del SOW para el trabajo realizado.
Escenario.
Está asignando recursos al paquete de trabajo de reuniones públicas para el proyecto del nuevo centro comercial. La mayor parte de la mano de obra vendrá de su empresa, aunque se subcontratarán algunos recursos, tanto de mano de obra como de otro tipo.
Preguntas.
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